Fonte: Blog Acess Run
Dentre as atividades mais importantes a serem realizadas pela gestão condominial está a previsão orçamentária. Por meio dela, é possível desenvolver o planejamento das finanças do condomínio e, com isso, fazer com que todas as necessidades dos próximos 12 meses sejam supridas.
Como a administração desses empreendimentos é tão complexa quanto em uma empresa, é comum que haja dúvidas sobre cada um dos processos obrigatórios e como colocá-los em prática de forma eficiente. Pensando nisso é que fizemos esse post. Confira e saiba mais sobre o assunto!
Do que se trata a previsão orçamentária?
A previsão orçamentária nada mais é do que a análise e o debate sobre como os recursos do condomínio serão investidos. É baseada nas despesas ocorridas nos meses anteriores e com esses dados é possível ser assertivo no rateio do próximo período.
Trata-se de uma atividade obrigatória por parte dos síndicos, conforme está previsto no Artigo 1348 do Código Civil. A maioria das convenções estabelece que as previsões devem ser apresentadas durante as assembleias ordinárias, que são realizadas no início de cada ano.
A previsão orçamentária deve ficar o mais próximo possível da realidade, com isso é preciso listar todos os itens que geram despesas para o condomínio. Os principais são:
- folha de pagamento, considerado o maior investimento mensal desses locais, que representa aproximadamente 50% a 70% de todos os custos;
- energia elétrica das áreas comuns, gás e água;
- custos com manutenção e conservação das estruturas;
- materiais de consumo e custos administrativos, como pagamento de síndicos e administradoras de condomínio.
Como deve ser feita?
Em decorrência da variedade de despesas e investimentos que um condomínio tem todos os anos, fazer a previsão orçamentária requer atenção e uma boa dose de esforços da gestão condominial. Para facilitar esse processo, listamos um passo a passo de como desenvolver o documento. Confira:
Analisar o histórico de contas do condomínio
A primeira etapa da previsão orçamentária é um levantamento detalhado de todas as despesas anteriores do empreendimento. Para isso, é preciso que o síndico ou administradora tenha em mãos todos os custos ordinários dos últimos 12 ou 24 meses, os quais demonstram a realidade do condomínio.
Dividir as despesas em grupos e calcular uma média
Os itens que geram despesas e que foram citados acima podem ser divididos em pequenos grupos para que o processo fique organizado e mais simples de se calcular. Por exemplo, na folha de pagamento devem entrar salários, horas extras e encargos, enquanto manutenção engloba inspeções de elevadores, dedetização e demais atividades.
Considerar reajustes anuais
É comum que os contratos assinados pelo condomínio sofram correção anual. Por isso, é importante que a previsão orçamentária as contemple, utilizando índices como o Índice Geral de Preços do Mercado (IGP-M).
Nesse sentido, é válido frisar que o IGP-M deve ser aplicado a partir do vencimento de cada contrato. Para ficar mais claro, se um documento vence daqui a seis meses, os reajustes só devem ser considerados somente para o segundo semestre.
Considerar as taxas de inadimplência
Uma previsão orçamentária bem estruturada deve contar com as taxas de inadimplência. Essas variam de condomínio para condomínio e, dificilmente, são inexistentes. Para evitar que essas onerem o orçamento dos moradores, é essencial que o síndico acompanhe a questão de perto, bem como crie estratégias para evitar atrasos de pagamento.
Incluir gastos emergenciais
Um cano que estoura, um elevador que apresenta defeitos, um portão eletrônico que não funciona e por aí vai. As despesas emergenciais também devem ser contempladas na previsão orçamentária, já que é comum que existam ao longo do ano.
Ao antecipar esse tipo de custo, o condomínio fica preparado para arcar com as despesas e os condôminos não são pegos de surpresa com uma taxa de condomínio mais elevada do que o previsto.
Como o síndico deve aprovar a previsão orçamentária
Para que seja válida, a previsão orçamentária deve ser aprovada em assembleia geral. Porém, caso o condomínio esteja com déficit financeiro, o assunto pode ser tratado em assembleias extraordinárias. Sua aprovação depende da maioria simples dos votos.
Na prática, o gestor condominial deve analisar todo o material levantado anteriormente e estar pronto para responder as questões possivelmente levantadas pelos moradores. Desse modo, a apresentação fica clara e os condôminos seguros sobre o destino do dinheiro aplicado mensalmente.
Após aprovada, o síndico deve apresentar um balancete mensal onde se comprove que as necessidades do condomínio estão sendo contempladas, ao mesmo tempo em que as finanças não são prejudicadas.
